Manual de Utilização

Trocar de empresa (estabelecimento)

Se a sua conta tem mais de uma empresa cadastrada, o sistema trabalha sempre com uma delas por vez — a empresa ativa. Ela aparece logo abaixo do seu nome, no canto superior direito.

1. Clique no seu nome, no topo da tela à direita.
2. O menu mostra a razão social, o CNPJ e a cidade da empresa ativa.
3. Em Estabelecimento, clique na empresa para a qual quer trocar.

A partir daí, tudo o que você emitir sai no CNPJ dessa empresa: pedidos, NF-e, NFC-e, NFS-e, notas de remessa, contas a pagar e a receber. As listagens também passam a mostrar só os documentos dela.

Exceções: o Dashboard e os Relatórios têm um filtro próprio, com a opção Todos os estabelecimentos, para você ver os números somados de todas as empresas.

Ao entrar no sistema, a primeira empresa em ordem alfabética é selecionada automaticamente.

Como criar pedidos

1. No menu lateral, clique em Pedidos.
2. Clique no botão Novo Pedido.
3. Selecione o cliente, a data de emissão, a condição de pagamento e, se houver, informações de frete e observações.
4. Salve o pedido — ele é criado com status Aberto.
5. Na tela do pedido, use o campo de busca de produtos para adicionar itens, informando a quantidade de cada um.
6. O pedido pode ser editado enquanto não estiver Faturado. Para cancelar, use o botão Cancelar na tela do pedido.

Quando o pedido estiver completo, ele pode ser faturado emitindo uma NFC-e ou uma NF-e a partir dele.

Como emitir cupom fiscal (NFC-e) a partir de um pedido

A partir de um pedido

1. Abra o pedido desejado em Pedidos (deve estar com status Aberto ou Em andamento, e ter uma condição de pagamento definida).
2. Clique em Gerar NFC-e. O sistema cria a NFC-e com os dados e itens copiados do pedido e a envia à SEFAZ na mesma hora.
3. Você será redirecionado direto para a tela de detalhe da NFC-e, já com o resultado da emissão, e o pedido é marcado como Faturado.
4. Se autorizada, a tela mostra o QR Code e o link do DANFE-NFC-e para impressão ou envio ao cliente.

Venda direta (PDV)

1. No menu lateral, acesse Fiscal > NFC-e e clique em Nova NFC-e para abrir o PDV.
2. O estabelecimento e a natureza de operação já vêm selecionados (o sistema lembra a última escolha).
3. Bipe o código de barras do produto ou digite o código/descrição e tecle Enter — o item entra no carrinho na hora. Repita para cada produto.
4. Pressione F2 (ou Finalizar) para abrir o pagamento.
5. Escolha uma ou mais formas de pagamento — dá para dividir a venda (ex.: parte em dinheiro, parte no PIX); o troco é calculado automaticamente.
6. Responda se deseja incluir o CPF na nota: clique em Não ou informe o CPF do consumidor.
7. Clique em Emitir cupom — o sistema envia a NFC-e à SEFAZ na hora.
8. Se autorizada, a tela de detalhe mostra o QR Code e o link do DANFE-NFC-e para impressão ou envio ao cliente.

Como emitir nota fiscal (NF-e) a partir de um pedido

1. Abra o pedido desejado em Pedidos (deve estar com status Aberto ou Em andamento).
2. Clique em Emitir NF-e. O sistema cria uma NF-e em rascunho com os dados e itens copiados do pedido, e marca o pedido como Faturado.
3. Você será redirecionado para a tela da NF-e em Fiscal > NF-e. Revise os dados antes de emitir.
4. Clique em ▶ Emitir NF-e para assinar e enviar a nota à SEFAZ.
5. Se autorizada, o status muda para Autorizado, o protocolo é exibido e uma conta a receber é gerada automaticamente.
6. Use os botões da tela para baixar o XML ou o DANFE em PDF.
7. Caso necessário, é possível cancelar a nota ou emitir uma Carta de Correção (CCe) — veja a seção abaixo.

Carta de Correção (CCe) e Cancelamento de NF-e

Carta de Correção (CCe)

1. Abra a NF-e em Fiscal > NF-e. O botão Carta de Correção aparece somente em notas com status Autorizado.
2. Clique em Carta de Correção. Um modal será aberto.
3. Preencha o campo Texto da Correção (mín. 15 caracteres) descrevendo o que está sendo corrigido.
4. Clique em Enviar CCe. O sistema envia o evento à SEFAZ e registra o resultado na tabela Eventos da NF-e.
5. Se autorizada (protocolo gerado), a CCe passa a ter validade fiscal. É possível emitir mais de uma CCe para a mesma NF-e — cada envio recebe um número sequencial.

Cancelamento

1. Abra a NF-e em Fiscal > NF-e. O botão Cancelar NF-e aparece apenas em notas Autorizadas dentro do prazo de cancelamento (até 30 dias após a autorização).
2. Clique em Cancelar NF-e. Um modal será aberto.
3. Preencha o campo Justificativa (mín. 15 caracteres) com o motivo do cancelamento.
4. Clique em Confirmar Cancelamento. O sistema envia o evento à SEFAZ e, se aceito, o status da nota muda para Cancelado.

Como emitir nota fiscal de remessa

1. No menu lateral, acesse Fiscal > Remessa (avulsa).
2. Selecione o estabelecimento.
3. Escolha a natureza de operação (remessa, transferência, devolução — naturezas de venda não aparecem nesta lista).
4. Selecione o destinatário.
5. Adicione os produtos com quantidade e valor unitário.
6. Clique em Criar — a NF-e é gerada em rascunho.
7. Você será redirecionado para a tela da NF-e em Fiscal > NF-e, onde a emissão segue o mesmo processo descrito em Como emitir nota fiscal (NF-e).

Como fazer manifestação do destinatário

A manifestação do destinatário se aplica a notas fiscais recebidas (emitidas por terceiros contra o CNPJ do seu estabelecimento), na tela Fiscal > Entrada de NF-e.

Recebendo a nota

Há duas formas de receber o documento:

• Importação manual: clique em Importar XML, selecione o estabelecimento e envie o arquivo XML da nota.
• Distribuição DF-e (automática): clique em Consultar SEFAZ para buscar novos documentos emitidos contra o CNPJ do estabelecimento. Esse processo também roda automaticamente de hora em hora.

Manifestando a nota

1. Abra a nota na lista de Entrada de NF-e.
2. Na tela de detalhe, escolha uma das opções de manifestação:
   • Ciência da Operação — apenas reconhece que a nota existe.
   • Confirmação da Operação — confirma o recebimento da mercadoria (tem efeito jurídico) e gera automaticamente a entrada dos itens no estoque.
   • Desconhecimento da Operação — usado quando a nota não é destinada ao seu estabelecimento.
3. Após a manifestação, a SEFAZ libera o XML completo da nota (quando o documento havia chegado apenas como resumo).

Como emitir nota fiscal de devolução (de compra)

Use quando precisar devolver ao fornecedor mercadoria que você comprou. A devolução sai como NF-e de saída, referenciando a nota de compra original.

1. Abra Fiscal > Entrada de NF-e e clique na nota de compra que deseja devolver (ela precisa estar importada ou manifestada).
2. Clique em Emitir devolução.
3. Escolha a natureza de operação de devolução (ex.: CFOP 5202) e informe, item a item, a quantidade a devolver — pode ser parcial, deixe 0 nos itens que não vai devolver.
4. Clique em Criar devolução. A NF-e é criada em rascunho.
5. Revise os dados e clique em Emitir. A nota baixa o estoque dos itens devolvidos. O acerto financeiro com o fornecedor é feito manualmente.

Contas a Receber, Contas a Pagar, Categorias e DRE / Fluxo de Caixa

Contas a Receber

Acesse em Financeiro > Contas a Receber. As contas são geradas automaticamente ao emitir uma NF-e autorizada ou ao clicar em Gerar Contas a Receber na tela do pedido.

Use os filtros de Status e Vencimento para localizar contas. Na tela de detalhe de cada conta:

1. Para registrar um recebimento (baixa parcial ou total), preencha Data do Pagamento, Valor, Forma de Pagamento e Observações, depois clique em Confirmar Pagamento.
2. Para desfazer um lançamento de pagamento já registrado, clique em Estornar ao lado do lançamento.
3. Para cancelar a conta (somente se não houver pagamentos registrados), clique em Cancelar Conta.

Contas a Pagar

Acesse em Financeiro > Contas a Pagar. As contas podem ser geradas a partir de uma NF-e de entrada (botão Gerar Contas a Pagar na tela da nota recebida) ou criadas manualmente como despesa avulsa (botão Nova despesa no topo da listagem).

O fluxo de baixa, estorno e cancelamento é idêntico ao de Contas a Receber descrito acima.

Recorrência Financeira

Acesse em Financeiro > Recorrências. Cadastre uma despesa ou receita que se repete todo mês (aluguel, mensalidades) uma única vez — o sistema gera automaticamente a conta correspondente a cada mês, ajustando o dia do vencimento quando o mês for mais curto (por exemplo, dia 31 vira o último dia de fevereiro). A Categoria escolhida na recorrência é herdada por todas as contas geradas.

Categorias financeiras

Acesse em Financeiro > Categorias. É o plano de contas gerencial da empresa: a classificação que responde “quanto gastei com folha, aluguel ou impostos?” no DRE. Sua conta já vem com um plano padrão pronto (Receita de Vendas, Pessoal, Ocupação, Impostos e Taxas, entre outros) — renomeie, desative ou acrescente o que fizer sentido.

• Cada categoria é de Receita ou de Despesa, e pode ter subcategorias em até quatro níveis (por exemplo, Pessoal › Salários). No relatório, a categoria-pai soma automaticamente o total das filhas.
• O código (por exemplo, 4.2.1) é opcional e define a ordem em que a categoria aparece no relatório.
• Para classificar uma conta já existente, abra a tela dela e use o card Categoria. Em despesas avulsas e recorrências, a categoria também pode ser escolhida direto no formulário de cadastro.
• Contas sem classificação não ficam de fora do relatório: aparecem agrupadas em Sem categoria.
• Uma categoria já usada em contas não pode ser excluída — isso mudaria relatórios de meses já fechados. Use Desativar: ela some dos formulários e o histórico continua classificado.

DRE / Fluxo de Caixa

Acesse em Financeiro > Fluxo de Caixa. A tela oferece dois regimes de visualização, alternáveis pelo toggle no topo:

• Fluxo de Caixa — considera somente os valores efetivamente recebidos e pagos (data do pagamento/baixa). Ideal para verificar o saldo real disponível.
• DRE — Competência — considera receitas e despesas pelo fato gerador (data de emissão/competência), independentemente de pagamento. Inclui valores em aberto. Ideal para análise de resultado econômico.

Ambos os regimes exibem KPIs de Total Receitas, Total Despesas e Resultado.

Um segundo toggle, Visão, escolhe como os valores são quebrados — e funciona nos dois regimes:

• Por mês — tabela mensal com acumulado e gráfico de Receitas × Despesas por mês. Responde “como meu resultado evoluiu ao longo do ano?”
• Por categoria — receitas e despesas abertas pelo plano de contas, com subtotal por grupo e percentual sobre o total. Responde “para onde foi o meu dinheiro?” — quanto pesou folha, aluguel ou impostos no período.

As duas visões usam a mesma base e o mesmo período, então os totais sempre batem.

Controle de estoque

Saldo de estoque

1. No menu lateral, clique em Estoque.
2. A tela exibe o saldo atual por produto e estabelecimento, com colunas Código, Produto, Estabelecimento, Saldo e Custo Médio (calculado pelo método de custo médio ponderado).
3. Use o campo de busca para filtrar por nome ou código do produto.
4. Produtos com saldo abaixo do mínimo configurado aparecem destacados no Dashboard.

Histórico de movimentações

1. Na tela de Estoque, clique no botão Histórico.
2. A tela exibe o livro-razão completo de entradas, saídas e ajustes, com colunas Data, Produto, Estabelecimento, Tipo, Origem, Qtde, Saldo Ant. e Saldo Post.
3. Use o filtro Todos os tipos / Entradas / Saídas / Ajustes para restringir a visualização.

SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI)

Acesse pelo menu Fiscal → SPED Fiscal. O sistema monta o arquivo da EFD ICMS/IPI do mês a partir das notas que você já emitiu e importou — sem redigitar nada no PVA.

Antes do primeiro arquivo

1. Em Cadastros → Estabelecimento, preencha Inscrição Estadual, CNAE, Perfil da EFD (A, B ou C — a SEFAZ informa qual ao credenciar) e Atividade.
2. Em SPED Fiscal → Contabilista, cadastre o contador responsável. É o registro 0100, obrigatório no arquivo.
3. Em Cadastros → Produtos, confira o campo Tipo do Item (SPED) de cada produto. O padrão é “Mercadoria para revenda”.

Gerar o arquivo

1. Escolha mês, ano e a finalidade (Original ou Substituto).
2. Clique em Verificar. O sistema roda um checklist e lista o que está faltando — produto sem NCM, participante sem endereço completo, nota de entrada sem imposto, e assim por diante.
3. Avisos em amarelo não impedem a geração; você decide. Só há um caso de bloqueio: nota fiscal ainda enviada e sem resposta da SEFAZ. Resolva a consulta dessa nota antes de gerar.
4. Clique em Gerar. O arquivo fica no histórico da tela, com o total de registros, e pode ser baixado quantas vezes precisar.

Apuração do ICMS

Em SPED Fiscal → Apuração você vê os débitos das saídas, os créditos das entradas e o saldo credor que veio do mês anterior. Se precisar lançar um ajuste (registro E111) ou uma obrigação a recolher (E116), faça por ali — o total é recalculado na hora. O código do ajuste vem da tabela 5.1.1 do seu estado; consulte seu contador.

Inventário

Em SPED Fiscal → Inventário, informe a data em que o estoque foi contado (normalmente 31/12) e em qual mês ele será escriturado. O sistema reconstrói a posição a partir das movimentações e mostra a lista para você conferir. Produtos sem custo médio aparecem destacados. Depois de conferir, clique em Congelar — a partir daí o inventário não muda mais, mesmo que você lance movimentações retroativas.

Relatórios de vendas e estoque

Acesse pelo menu Relatórios. Dois relatórios estão disponíveis:

• Vendas — filtro por período e estabelecimento, com opção de agrupar por produto ou por cliente.
• Estoque — posição de saldo e custo médio por produto e estabelecimento, com valor total em estoque (saldo × custo médio) e destaque para produtos abaixo do mínimo configurado.

Cadastros, importação/exportação CSV e configuração inicial

Cadastros

Acesse pelo menu Cadastros. Os cadastros disponíveis são:

• Clientes, Fornecedores e Transportadoras — nos formulários de pessoa jurídica, use o botão de busca ao lado do campo CNPJ para preencher os dados automaticamente.
• Produtos — vincule um Cenário Fiscal (grupo tributário) a cada produto para que as alíquotas e CST/CSOSN corretos sejam aplicados nas notas fiscais.
• Unidades de Medida, Formas de Pagamento, Condições de Pagamento e Naturezas de Operação — tabelas de apoio usadas em pedidos e notas.
• Cenários Fiscais (Cadastros > Cenários Fiscais) — grupos tributários com CST/CSOSN e alíquotas de ICMS, PIS e COFINS por regime tributário (Simples Nacional ou Regime Normal). Oito cenários padrão são criados automaticamente na ativação da conta.

Nos formulários de endereço, o campo CEP preenche automaticamente logradouro, bairro, município e UF ao sair do campo.

Importação e exportação CSV

As listagens de Clientes, Fornecedores, Transportadoras e Produtos possuem uma barra de ferramentas CSV com três ações:

• Exportar CSV — baixa todos os registros em arquivo .csv com delimitador ; (compatível com Excel pt-BR).
• Importar CSV — abre um modal para envio do arquivo. Registros existentes são atualizados pela chave natural (código, CNPJ ou descrição); novos registros são inseridos.
• Baixar modelo de planilha — baixa um arquivo CSV vazio com os cabeçalhos corretos para facilitar a preparação dos dados.

Configuração inicial (wizard)

Ao criar a conta, o sistema redireciona automaticamente para o wizard de configuração em Configurações > Estabelecimentos, composto de três passos:

1. Dados da empresa — razão social, CNPJ, regime tributário (CRT), endereço fiscal e dados de contato. O botão de busca ao lado do CNPJ preenche os dados automaticamente.
2. Configuração fiscal — escolha o ambiente de emissão (Homologação para testes ou Produção para notas com validade fiscal), a série e o próximo número da NF-e. Recomendamos iniciar em Homologação.
3. Certificado digital — envie o arquivo .pfx do certificado A1 e informe a Senha do certificado. O certificado é obrigatório para assinar e enviar notas à SEFAZ. Caso não tenha o arquivo no momento, clique em Pular por enquanto — você poderá enviá-lo depois pela tela do estabelecimento.

Para adicionar ou substituir o certificado após a configuração inicial, acesse Configurações > Estabelecimentos, abra o estabelecimento e clique em Enviar Certificado ou Substituir Certificado.

Usuários e assinatura

Acesse em Configurações > Minha Assinatura. Nessa tela você pode:

• Adicionar Usuário — preencha nome, e-mail, senha e, se necessário, marque Conceder perfil de Administrador. O custo mensal é recalculado automaticamente conforme a faixa de usuários.
• Permissões por tela — para usuários sem perfil de Administrador, marque quais telas/módulos ele pode acessar (Cadastros, Comercial, Produção, Fiscal, Financeiro, Estoque, Relatórios). Não é tudo-ou-nada: cada tela pode ser liberada individualmente.
• Remover um usuário da lista (exceto o usuário MASTER).
• + Adicionar Empresa — adiciona um novo estabelecimento à assinatura (cada empresa adicional além da primeira tem custo extra mensal).
• − Remover Empresa — remove um estabelecimento adicional.

A tabela de preços e o total mensal atualizado são exibidos na mesma tela.